Comment rédiger une politique d’annulation et de remboursement pour votre club (avec modèle)

Chaque club finit par recevoir le message : « J’ai eu un empêchement, est-ce que je peux ravoir mon argent ? » Sans politique écrite, chaque réponse se décide au cas par cas, et ces décisions paraissent injustes à celui qui se fait dire non. Une politique d’annulation et de remboursement courte et publique rend ces conversations faciles et protège l’argent que vous avez déjà dépensé pour le lieu.

Pourquoi une politique est importante

• La location du gymnase est généralement payée, que les gens viennent ou non.
• Les annulations tardives laissent des places vides qu’une personne sur la liste d’attente aurait prises.
• Une règle claire vous permet de dire non sans que ce soit personnel.
• Si quelqu’un conteste un paiement par carte, une politique qu’il a vue avant de payer est votre meilleure preuve.

1. Choisissez une limite d’annulation

La limite d’annulation, c’est combien de temps avant le début un membre peut annuler et quand même récupérer sa valeur. Les choix courants sont 24 heures, 48 heures ou 7 jours. Une limite courte convient aux séances libres hebdomadaires; une limite plus longue convient aux tournois, aux sorties et aux événements dont vous payez les coûts d’avance. Pour certains événements, comme un tournoi final dont les prix sont déjà achetés, aucune annulation est une règle raisonnable, tant que vous le dites clairement avant que les gens paient.

2. Décidez : crédit du club ou remboursement

Le crédit du club est l’option la plus conviviale pour les séances régulières. Le membre garde toute la valeur, l’utilise la prochaine fois, et vous évitez d’envoyer de petits remboursements et de payer les frais de carte deux fois. Le remboursement a du sens pour les événements ponctuels, pour les passes de saison qu’une personne ne peut pas terminer, et quand le club annule. Peu importe votre choix, dites-le en une phrase.

3. Dites ce qui arrive quand le club annule

Si vous annulez à cause d’une fermeture du gymnase, d’un événement scolaire, de la météo ou d’un manque de joueurs, les membres devraient récupérer toute leur valeur, en crédit ou en remboursement, selon leur préférence. Dites-le dans votre politique. Ça montre que vous ne gardez pas l’argent de séances qui n’ont pas eu lieu, et ça bâtit la confiance.

4. Couvrez les cas particuliers

• Place comblée par la liste d’attente : si quelqu’un annule après la limite mais que sa place est comblée à partir de la liste d’attente, beaucoup de clubs donnent quand même du crédit. Ça ne coûte rien au club et ça paraît juste.
• Transferts : décidez si un membre peut donner sa place à un ami. Le permettre réduit les places vides; exigez le nom de la nouvelle personne avant la séance.
• Météo pour les séances extérieures : dites qui décide, jusqu’à quelle heure, et comment les membres sont avisés.
• Invités : les invités suivent les mêmes règles que le membre qui les a inscrits.
• Passes de saison : décidez si vous remboursez au prorata en cas de blessure ou de déménagement, ou si vous offrez du crédit pour les semaines restantes.
• Absences : dites clairement que les absences ne sont pas remboursées, et si les absences répétées obligent à payer d’avance.

5. Restez juste et conforme à la loi

Les règles de protection du consommateur varient d’une province à l’autre, et certaines s’appliquent aux abonnements et aux contrats plus longs. Gardez votre politique courte, claire et affichée avant le paiement, et ne promettez rien que vous n’êtes pas prêt à respecter. Si vous vendez de longs abonnements ou de gros forfaits, ça vaut la peine de vérifier les règles de votre province.

Un modèle à adapter

1. Vous pouvez annuler votre inscription jusqu’à 24 heures avant le début de la séance.
2. Si vous annulez à temps, tout montant payé vous revient en crédit du club pour les prochaines séances.
3. Si vous annulez après la limite et que votre place est comblée à partir de la liste d’attente, vous recevez quand même du crédit du club.
4. Les annulations après la limite qui ne sont pas comblées, et les absences, ne sont pas remboursées.
5. Vous pouvez transférer votre place à quelqu’un d’autre si vous nous donnez son nom avant la séance.
6. Si nous annulons une séance, vous récupérez le montant complet en crédit du club ou en remboursement, à votre choix.
7. Les invités suivent les mêmes règles que le membre qui les a inscrits.

6. Rendez-la visible

Mettez la politique sur la page de votre club et affichez la limite d’annulation sur chaque événement, à côté du bouton S’inscrire. Les membres qui voient la règle avant de payer la contestent rarement après. HostMyClub vous permet de fixer une règle d’annulation sur chaque événement et remet automatiquement les frais payés en crédit du club quand les membres annulent à temps.

La politique fonctionne mieux avec le paiement à l’inscription et une liste d’attente. Voyez comment encaisser les frais du club et animer des soirées libres.