Comment encaisser les frais du club au Canada : carte, virement Interac, argent comptant et crédit du club

Demandez à n’importe quel organisateur ce qu’il aime le moins dans la gestion d’un club, et la réponse est généralement l’argent. Pas le montant, mais la course : qui a payé, qui a dit qu’il paierait plus tard, qui a payé pour un ami, et qui n’a discrètement jamais payé. La majeure partie de ça disparaît quand vous changez le moment et la façon dont les gens paient.

Prenez le paiement au moment de l’inscription

La plus grosse amélioration, c’est de demander le paiement au moment où quelqu’un réserve une place. Quand s’inscrire et payer sont la même étape, vous n’avez jamais une liste de noms avec des points d’interrogation à côté. Ça réduit aussi les absences, parce que les gens qui ont payé ont tendance à venir.

Fixez le prix pour un soir réaliste

Additionnez le lieu, l’équipement et l’assurance d’une séance, puis divisez par le nombre de joueurs que vous attendez un soir moyen, pas un soir complet. Ajoutez ensuite un petit coussin pour les semaines tranquilles et le remplacement de l’équipement. Arrondissez à un chiffre rond. Une séance libre à 10 $ ou 12 $ est plus facile à payer, à retenir et à concilier que 11,35 $.

Les modes de paiement des clubs canadiens

• Carte de crédit ou de débit en ligne : le plus rapide pour les nouveaux et les visiteurs, et la place est confirmée tout de suite. Vous payez des frais de traitement sur chaque paiement.
• Virement Interac : familier à presque tous ceux qui ont un compte bancaire canadien, et sans frais pour la plupart des expéditeurs. Le casse-tête, c’est d’associer chaque virement à un nom et à une date.
• Argent comptant ou carte à la porte : encore courant pour les séances libres et les habitués de longue date. Pratique pour les joueurs, mais il faut une liste d’accueil, sinon l’argent fuit.
• Crédit du club : la valeur qu’un membre a déjà chez votre club, provenant d’annulations précédentes ou de recharges.

Activez seulement les modes que vous êtes à l’aise de gérer, et listez-les dans l’ordre que vous préférez. HostMyClub laisse chaque club choisir ses modes acceptés et leur ordre, pour que les membres voient les bonnes options sur chaque événement.

Ce que les frais de carte font à une séance libre à 10 $

Le traitement des cartes en ligne au Canada coûte couramment environ 2,9 % plus 30 cents par paiement, selon le fournisseur. Sur une séance libre à 10 $, c’est environ 59 cents, soit près de 6 % du prix. Sur un passe de saison à 120 $, c’est environ 3,78 $, plus près de 3 %. Ce sont les petits paiements fréquents qui perdent le plus en frais.

• Intégrez les frais au prix. Demander 11 $ au lieu de 10 $ les couvre avec de la marge.
• Vendez des forfaits ou des passes de saison. Dix séances en un seul paiement, c’est la partie fixe des frais payée une fois au lieu de dix.
• Utilisez le crédit du club pour les remboursements, pour ne pas payer de frais en faisant faire l’aller-retour au même argent.

Rendre le virement Interac moins pénible

Si vous acceptez les virements, activez le dépôt automatique sur un compte dédié pour que l’argent entre sans question de sécurité, et demandez aux joueurs d’indiquer la date de l’événement et leur nom dans le message. Faites la conciliation une fois par semaine avec la liste d’inscriptions, pas à chaque virement reçu. Marquez quelqu’un comme payé seulement quand l’argent est dans le compte.

Rendez le paiement en personne responsable

Payer en personne est pratique, mais facile à abuser. Réservez la place, marquez-la payée quand vous encaissez à la porte, et gardez une courte liste d’absences pour les gens qui se sont inscrits pour payer en personne et ne sont pas venus. Comptez l’absence d’un invité contre le membre qui l’a amené. Quelques absences, c’est un bon moment pour un message amical sur le fait de payer d’avance.

Utilisez le crédit du club plutôt que de petits remboursements

Rembourser une séance libre à 10 $ est un tracas pour vous et en vaut à peine la peine pour le membre. Le crédit du club règle les deux problèmes : quand quelqu’un annule à temps, son paiement revient en crédit utilisable à la prochaine séance. Si le crédit ne couvre pas tout le prix, le membre paie le reste avec un autre mode. Mettez-le dans votre politique d’annulation et de remboursement pour que personne ne soit surpris.

Utilisez les coupons de façon réfléchie

Les coupons sont surtout utiles pour une première visite, une soirée « amenez un ami » ou pour remplir une semaine tranquille. Limitez le nombre d’utilisations et fixez une date d’expiration, pour qu’une promotion ponctuelle ne devienne pas un rabais permanent.

Gardez l’argent du club à part

• Ouvrez un compte bancaire distinct pour le club, même si c’est juste un deuxième compte personnel au début. Mélanger l’argent du club avec le vôtre complique toutes les questions d’argent.
• Gardez les reçus du gymnase, des volants, des balles et de l’assurance.
• Demandez à une deuxième personne de jeter un œil aux chiffres une fois par saison. Ça vous protège autant que le club.

Un mot sur la TPS/TVH

Au Canada, une entreprise doit généralement s’inscrire aux fins de la TPS/TVH quand ses revenus taxables dépassent 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs. En dessous, vous êtes habituellement un petit fournisseur et n’avez pas à la percevoir. Les organismes sans but lucratif et les associations canadiennes de sport amateur enregistrées ont leurs propres règles. Si votre club dépasse quelques centaines de joueurs ou plusieurs soirs par semaine, vérifiez auprès d’un comptable avant d’atteindre le seuil.

Gardez une seule liste de qui a payé

Peu importe les modes que vous acceptez, gardez une seule liste par séance qui montre qui est confirmé, qui doit encore payer et qui est sur la liste d’attente. Quand cette liste vit à côté des inscriptions plutôt que dans un tableur, l’administration financière de la semaine prend quelques minutes. Pour voir comment cette liste fonctionne à la porte, consultez animer des soirées libres.