カナダでクラブ会費を集める方法：カード、Interac e-Transfer、現金、ストアクレジット

運営者に、クラブ運営で一番嫌なことを聞くと、たいてい答えはお金です。金額ではなく、催促のことです。誰が払ったのか、誰が後で払うと言ったのか、誰が友人の分を払ったのか、誰が黙ったまま一度も払っていないのか。いつ、どうやって払ってもらうかを変えるだけで、そのほとんどはなくなります。

申込のときに支払ってもらう

一番効果が大きいのは、枠を確保するその時点で支払いをお願いすることです。申込と支払いが同じ手順なら、名前の横に「？」が並ぶ名簿はもう生まれません。お金を払った人は来る傾向があるので、無断欠席も減ります。

現実的な人数で料金を決める

1回分の会場代、用具、保険を足し、満員の日ではなく、平均的に来る人数で割ります。そこに、人の少ない週や用具の買い替えに備えた少しの余裕を足します。そして切りのいい金額にします。10ドルや12ドルのドロップインは、11.35ドルより払いやすく、覚えやすく、照合もしやすいです。

カナダのクラブが使う支払い方法

• オンラインのクレジットカード・デビットカード：初めての人や外から来た人にとって一番早く、枠がすぐ確定します。支払いごとに決済手数料がかかります。
• Interac e-Transfer：カナダの銀行口座を持っている人ならほぼ誰でも使い慣れていて、ほとんどの送金者は手数料がかかりません。大変なのは、送金を一件ずつ名前と日付に照合する作業です。
• 受付での現金やカード：ドロップインや古くからの常連では今もよく使われます。参加者には便利ですが、チェックイン名簿がないと取りこぼしが出ます。
• ストアクレジット：以前のキャンセルやチャージで、メンバーがすでにクラブに持っている金額です。

管理しても負担にならない方法だけを有効にし、優先したい順に並べましょう。HostMyClubでは、クラブごとに受け付ける支払い方法とその表示順を選べるので、メンバーはどの予定でも適切な選択肢を目にします。

カード手数料は10ドルのドロップインにどう響くか

カナダのオンラインカード決済は、事業者によりますが、1回の支払いにつき2.9%＋30セント程度が一般的です。10ドルのドロップインなら約59セントで、料金の6%近くになります。120ドルのシーズンパスなら約3.78ドルで、3%に近くなります。少額で回数の多い支払いほど、手数料の負担が大きくなります。

• 手数料を料金に含めましょう。10ドルではなく11ドルにすれば、余裕を持ってカバーできます。
• 回数券やシーズンパスを販売しましょう。10回分を1回で支払ってもらえば、手数料の固定部分は10回ではなく1回で済みます。
• 返金にはストアクレジットを使いましょう。同じお金を行ったり来たりさせるたびに手数料を払わずに済みます。

Interac e-Transferの手間を減らす

e-Transferを受け付けるなら、クラブ専用の口座で自動入金を設定し、セキュリティ質問なしで入金されるようにしましょう。参加者には、メッセージ欄に予定の日付と名前を書いてもらいます。照合は送金が届くたびではなく、週に1回、申込名簿と突き合わせて行います。支払い済みにするのは、実際に口座に入金されてからにしましょう。

現地払いにも責任を持ってもらう

現地払いは便利ですが、悪用されやすい方法です。枠は確保しておき、受付で集金したら支払い済みにし、現地払いで申し込んで来なかった人の短い無断欠席リストを付けておきましょう。ゲストの無断欠席は、連れてきたメンバーの分として数えます。無断欠席が2回ほどになったら、前払いについて感じよく連絡するいい機会です。

少額の返金ではなくストアクレジットを使う

10ドルのドロップインを返金するのは、運営者にとっては手間で、メンバーにとってもあまり意味がありません。ストアクレジットなら両方を解決できます。期限内にキャンセルされたら、支払った分がクレジットとして戻り、次の回に使えます。クレジットで全額をまかなえない場合は、残りを別の方法で支払ってもらいます。驚かれないよう、このことをキャンセル・返金ポリシーに書いておきましょう。

クーポンは目的を決めて使う

クーポンが一番役立つのは、初回の参加、友人を連れてくる回、人の少ない週を埋めたいときです。利用回数の上限と有効期限を設定し、一度きりのキャンペーンが恒久的な割引にならないようにしましょう。

クラブのお金は分けて管理する

• 最初は個人の2つ目の口座でもいいので、クラブ用の口座を別に作りましょう。クラブのお金と自分のお金が混ざると、お金に関するどんな質問にも答えにくくなります。
• 体育館代、シャトル、ボール、保険の領収書を保管しておきましょう。
• シーズンに1回、別の人に数字を見てもらいましょう。クラブだけでなく、あなた自身を守ることにもなります。

GST/HSTについて

カナダでは一般的に、事業者の課税対象の売上が連続する4つの暦四半期で合計30,000ドルを超えると、GST/HSTの登録が必要になります。それ以下なら通常は小規模事業者にあたり、課税する必要はありません。非営利団体や登録アマチュア競技団体には、別のルールがあります。参加者が数百人を超えたり、週に何回も開いたりするほどクラブが大きくなってきたら、基準額に達する前に会計士に相談してください。

支払い済みの名簿は一つにまとめる

どの支払い方法を受け付けるにしても、回ごとに、確定した人、支払い待ちの人、ウェイトリストの人がわかる名簿を一つにまとめましょう。その名簿が表計算ソフトではなく申込と同じ場所にあれば、毎週のお金の管理は数分で終わります。受付でその名簿をどう使うかは、ドロップインの運営をご覧ください。