クラブのキャンセル・返金ポリシーの書き方（テンプレート付き）

どのクラブにも、いずれこんなメッセージが届きます。「用事ができてしまったので、返金してもらえますか？」書面のポリシーがないと、毎回その場の判断になり、断られた人には不公平に感じられます。短く公開されたキャンセル・返金ポリシーがあれば、こうしたやり取りが楽になり、すでに会場に払ったお金も守れます。

ポリシーが大切な理由

• 体育館代は、人が来ても来なくても、たいてい支払う必要があります。
• 直前のキャンセルは、ウェイトリストの人が入れたはずの枠を空けたままにします。
• はっきりしたルールがあれば、個人的な問題に見えずに断れます。
• カード払いに異議を申し立てられたとき、支払い前に相手が見たポリシーが一番の証拠になります。

1. キャンセル期限を決める

キャンセル期限とは、開始時刻のどれくらい前までならキャンセルして価値を取り戻せるかのことです。よくあるのは24時間、48時間、7日です。短い期限は毎週のドロップインに、長い期限は大会、遠征、費用を先払いする予定に向いています。賞品をすでに購入した最終大会のような予定では、支払い前にはっきり伝えておく限り、キャンセル不可にするのも妥当なルールです。

2. ストアクレジットか返金かを決める

定期的な回には、ストアクレジットが一番親切な選択肢です。メンバーは全額分の価値を持ったまま次回に使え、運営者は少額の返金を送ったり、カード手数料を二重に払ったりせずに済みます。返金が適しているのは、一回きりの予定、最後まで参加できなくなったシーズンパス、そしてクラブ側が中止した場合です。どちらにするにしても、一文で書いておきましょう。

3. クラブ側が中止した場合を書く

体育館の閉鎖、学校行事、天候、人数不足で中止する場合、メンバーには全額分を、クレジットか返金のうち希望するほうで戻すべきです。これをポリシーに書いておきましょう。開かれなかった回のお金をクラブが持ち続けることはない、という信頼につながります。

4. 例外的なケースもカバーする

• ウェイトリストで枠が埋まった場合：期限後にキャンセルしても、その枠がウェイトリストから埋まれば、多くのクラブはクレジットを出しています。クラブの負担はなく、公平に感じてもらえます。
• 譲渡：メンバーが友人に枠を譲れるかどうかを決めましょう。認めれば空き枠が減ります。回の前に新しい参加者の名前を伝えてもらうようにします。
• 屋外の回の天候：誰が、いつまでに判断し、メンバーにどう伝えるかを書いておきます。
• ゲスト：ゲストは、申し込んだメンバーと同じルールに従います。
• シーズンパス：けがや引っ越しの場合に日割りで返金するか、残りの週の分をクレジットにするかを決めておきます。
• 無断欠席：無断欠席は返金しないこと、そして無断欠席を繰り返した人に前払いを求めるかどうかをはっきり書きます。

5. 公平で法律に沿った内容にする

消費者保護のルールは州によって異なり、会員制度や長期の契約に適用されるルールもあります。ポリシーは短くわかりやすくして支払い前に表示し、守る準備ができていないことは約束しないでください。長期の会員権や大きなパッケージを販売するなら、州のルールを確認しておく価値があります。

そのまま使えるテンプレート

1. 回の開始24時間前まで、申込をキャンセルできます。
2. 期限内にキャンセルした場合、支払った金額は今後の回に使えるストアクレジットとして戻ります。
3. 期限後にキャンセルしても、その枠がウェイトリストから埋まった場合は、ストアクレジットが戻ります。
4. 期限後のキャンセルで枠が埋まらなかった場合と、無断欠席は、返金しません。
5. 回の前にお名前を伝えていただければ、ほかの人に枠を譲ることができます。
6. クラブ側が回を中止した場合は、ストアクレジットか返金のどちらかお好きなほうで全額をお戻しします。
7. ゲストは、申し込んだメンバーと同じルールに従います。

6. 見える場所に表示する

ポリシーをクラブページに載せ、すべての予定の申込ボタンの横にキャンセル期限を表示しましょう。支払い前にルールを見たメンバーが、後から揉めることはほとんどありません。HostMyClubでは予定ごとにキャンセルルールを設定でき、メンバーが期限内にキャンセルすると、支払い済みの料金が自動でストアクレジットとして戻ります。

このポリシーは、申込時の支払いとウェイトリストと組み合わせると一番効果を発揮します。クラブ会費の集め方とドロップインの運営もご覧ください。