ドロップインのスポーツの回を運営する：定員、ウェイトリスト、ローテーション、無断欠席

ドロップインは、カナダのレクリエーションスポーツの土台です。参加者にとっては融通が利き、初めての人にとっては気軽です。一方で、参加人数が毎週変わるので、うまく運営するのが一番難しい形式でもあります。ドロップインが楽しくなるか混乱するかは、4つで決まります。定員、ローテーション、ウェイトリスト、そして来なかった人への対応です。

定員は部屋の広さではなく、プレー時間で決める

体育館には、プレーし続けられる人数よりはるかに多くの人が入れます。誰も2ゲーム続けて待たないように定員を決めましょう。まずは次の数字から始めて調整してください。

• バドミントンのダブルス：1面あたり5〜6人。4面なら20〜24人。
• ピックルボールのダブルス：パドルの順番待ちで1面あたり5〜6人。3面なら15〜18人。
• バレーボール：1面あたり2チーム分と控え4〜6人。6人制なら16〜18人。
• バスケットボール：フルコート1面で勝ち残り戦をするなら、5人チームを3〜4つ。
• アルティメットやサッカー：2チーム分と、各チーム控え3〜4人。

簡単な確認方法があります。コートに立てる人数を定員で割ってみてください。バドミントン4面でコートに16人立てて、定員が24人なら、常に3分の1が休んでいる計算です。これがちょうどいいくらいです。半分を超えると、早めに帰る人が出始めます。

ローテーションを決めて守る

ドロップインでの揉め事は、ゲームそのものではなく、たいてい「次は誰か」です。方式を一つ決め、受付で説明し、ホワイトボードに書いておきましょう。

• 順番待ち方式：パドル、ラケット、名前カードを列に並べます。コートが空いたら、次の4人が入ります。シンプルで公平で、バドミントンにもピックルボールにも使えます。
• 時間制：1ゲーム10分か12分で、全員が交代します。混んでいて、点数制だと時間がかかりすぎるときに向いています。
• 勝者分割方式：勝ったペアが分かれ、それぞれ順番待ちの人と組みます。レベルが混ざり、上級者がコートを独占するのを防げます。
• レベル別コート：1〜2面を上級者用にし、残りは自由にします。各レベルに常連が十分いれば機能します。

ウェイトリストは自動で回す

グループチャットで手作業のウェイトリストを管理すると、誰が先に言ったかで揉めます。自動のウェイトリストなら、その場の判断が要りません。枠が空けば次の人が繰り上がり、通知が届きます。参加者も信頼できますし、運営者が審判役をしなくて済みます。

• 開始時刻までウェイトリストを開けておき、直前のキャンセルも埋まるようにします。
• ウェイトリストの人には、繰り上がったら支払いが必要かどうかと、支払い方法を伝えておきます。
• 友人のためにウェイトリストの枠を取っておくのは認めないでください。1枠に1人の名前です。

無断欠席にはコストを持たせる

無料の申込は、無断欠席が一番多くなります。申込時に少額でも支払いがあると、行動が変わります。お金を払った人は来る傾向があるからです。それに加えて、次のことをしましょう。

1. 開始24時間前などのキャンセル期限を設け、それまでは参加者が自分でキャンセルできるようにします。
2. 期限内にキャンセルされたら、支払い済みの料金をストアクレジットで戻し、価値をクラブ内に残します。
3. 現地払いの人の無断欠席を記録し、ゲストの無断欠席は連れてきたメンバーの分として数えます。
4. 前日にリマインダーを送ります。無断欠席の多くは、単に忘れていた人です。
5. 無断欠席が2〜3回になったら、次回からは前払いをお願いします。

キャンセル期限と何が戻るのかを短いキャンセルポリシーにまとめ、申込ボタンの横に表示しましょう。

受付でチェックインする

受付で2分チェックインするだけで、ほとんどの問題は起きる前に防げます。スマートフォンで名簿を開き、来た人に印を付け、現地払いの人から集金し、最初の人たちをコートに送ります。受付で支払いを受けるなら、クラブ会費の集め方ガイドで、きちんと管理する方法を解説しています。

日程は前もって公開する

常連は、この先数週間の枠を確保しておきたいものです。たとえば次の4週間のように、一定期間の日程を常に開けておき、1回終わるごとに次の日程を追加しましょう。HostMyClubは毎週・毎日の予定でこれを自動で行うので、申込できる日程の数がいつも同じに保たれます。

ゲストは上限付きで認める

ゲストはクラブが成長するきっかけですが、上限がないとメンバーの枠が埋まってしまいます。1回の申込につきゲストは1〜2人まで、1人ずつ名前を必須にし、ゲストも定員に含めましょう。ゲストは、連れてきたメンバーと同じキャンセルルールに従います。

2つ目の曜日を増やすタイミング

3〜4週続けて定員に達し、ウェイトリストにも数人以上が並ぶようになったら、2つ目の曜日を追加しましょう。同じ内容の回をもう一つ増やすより、レベルで分けるほうがうまくいくことが多いです。待ち時間の問題とレベル差の問題を同時に解決できるからです。まだ最初の回を作っている段階なら、バドミントンクラブの始め方やピックルボールクラブの始め方をご覧ください。